المقدمة 

صندوق الطلاب بجامعة نجران يعتبر أحد المؤسسات الطلابية البارزة في مجال دعم الطلاب والطالبات، لإيجاد بيئة أكاديمية متميزة، وذلك عن طريق الصرف على الجوانب المالية الخاصة بالأنشطة الثقافية والتخصصية بالكليات والأندية العامة والرياضية إلى جانب وحدات عمادة شؤون الطلاب. وانطلاقـاً من رؤيتنا وتحقيقاً لأهدافنا، نضع بين أيديكم دليل صرف وتسوية سلف الأنشطة، وذلك لتسهيل العمل وتنظيمه وفق الضوابط المحاسبية المتبعة. 

إجراءات طلب سلفة النشاط 

يتم صرف سلف الأنشطة من قبل صندوق الطلاب بناء على خطاب من إدارة الأندية قبل بداية الفصل الدراسي بشهر "على الأكثر" حيث يتضمن الخطاب:  

• خطة النشاط المعتمدة. 

• تحديد عدد الأندية بالكلية مع وضع ميزانية تقديرية لكل نادي 

• حديد البرامج المراد تنفيذها لكل نادي خلال الفصل الدراسي مع ميزانية تقديرية لكل برنامج. 

• تحديد الميزانية المرصودة للمكافآت (إن وجدت) لصرفها من السلفة عند تنفيذ البرنامج من قبل صندوق الطلاب 

• إرفاق: اسم المشرف، صورة الهوية، صورة الآيبان، رقم الجوال، الإيميل الرسمي  

ضوابط الصرف من السلفة 

• يتم الصرف من ميزانية الأنشطة وفق ما هو معتمد، ولا يجوز الصرف بزيادة لأي نشاط، ولن يتم التعويض عن أي مبالغ صرفت من الحسابات الخاصة لمخالفتها النظام. 

• عدم الصرف على النشاط من حساب المشرف الخاص قبل استلام السلفة. 

• لا يعتمد الصرف على أنشطة غير مدرجة بالنشاط. 

• لا تصرف أكثر من سلفة لنفس الشخص في آن واحد. 

• تصرف السلفة للغرض التي صرفت من أجله، ولا يجوز الصرف منها على أي غرض آخر. 

• ضرورة تسوية السلفة بموجب فواتير إلكترونية معتمدة حسب شروط الزكاة والدخل (مع وجود باركود للجهة يحتوي على جميع البيانات) , وإذا تبقى مبلغ لم يصرف يتم إيداعه في حساب صندوق الطلاب في البنك الراجحي حساب رقم (SA6180000205608010992462) 

• عند وجود سلفة سابقة على المشرف أو الجهة ولم تسدد، لا يتم صرف سلفة جديدة للجهة حتى يتم إغلاق السلفة السابقة "خلال الفترة المسموح بها" 

إجراءات تسوية واسقاط السلفة 

• تم تسجيل جميع بيانات الفواتير "الكترونيا وليس بخط اليد" من : ( رقم الفاتورة, المبلغ بدون الضريبة, مبلغ القيمة المضافة, بيان بالأصناف والمشتريات, الجهة  

• بعد تجهيز الفواتير يتم إفراغها يدويا في نموذج رقم 3 ونموذج تفريغ، وتوقيع المشرف على جميع الفواتير (الاسم والتوقيع (وختم الكلية ويمكن طلب النماذج من إدارة المستودعات بالجامعة. 

• يتم ارفاق نسخة من الفواتير بالمعاملة السابقة لطلب الصرف وتحويلها الى إدارة النشطة الطلابية لطلب التسوية وإرسال أصل الفواتير الى إدارة صندوق الطالب.